Primero se inventaría la IA en uso; después se habla de incorporar más
Gobernanza de IA y evaluación de uso para instituciones públicas: se inventarían todas las herramientas de IA que cada departamento ya está usando —incluida la IA en la sombra que corre en las cuentas personales de los empleados—, se evalúan los flujos de datos y los riesgos, y se establecen la política de uso de IA de la institución, los puntos de revisión para las compras y el libro de registro de aplicaciones. Muchos marcos gubernamentales —como los requisitos de gobernanza de IA que la Oficina de Administración y Presupuesto de Estados Unidos impone a las agencias federales— parten de una lista completa de casos de uso de IA. Este servicio entrega exactamente esa lista, y el mecanismo de gobernanza que la mantiene vigente.
Para quién es y qué se interpone
Los departamentos de gestión e información de las instituciones gubernamentales de todos los niveles: desde arriba empiezan a exigir cuentas sobre la gobernanza de IA, y la propia institución ni siquiera puede decir con seguridad cuánta IA está usando.
Las compras dispersas de cada departamento y las suscripciones personales están mezcladas: nadie tiene el mapa completo de quién usa qué para tratar qué datos
Los empleados usan la IA de sus cuentas personales para tratar documentos de trabajo; los datos salieron del perímetro de la institución y la dirección aún no lo sabe
Los superiores exigen presentar la lista de casos de uso de IA; la tabla armada a toda prisa no resiste las preguntas, y nadie se encarga de mantenerla actualizada
Nadie puede decir qué IA está usando: las herramientas que cada departamento contrató por su cuenta, las cuentas que los empleados trajeron por su cuenta y los modelos integrados en los sistemas de los proveedores, sumados, no forman una lista completa en manos de nadie. Primero se registra cada IA en uso —quién la provee, dónde se usa, qué datos toca, quién la aprobó—; solo así la evaluación de gobernanza tiene un punto de partida, y si surge un problema, se puede rastrear su origen.
Qué recibe
| Componente | Qué incluye | Entregable |
|---|---|---|
| Inventario de casos de uso de IA | Entrevistas por departamento combinadas con la revisión de los registros de compras; las compras formales y las herramientas traídas por cuenta propia se registran por separado | Lista de casos de uso de IA, con un volumen separado de IA en la sombra |
| Evaluación de riesgos | Clasificación por sensibilidad de los datos y escenario de uso; los casos de uso de alto riesgo se señalan por separado, con recomendaciones de tratamiento | Tabla de niveles de riesgo y recomendaciones de tratamiento |
| Política de gobernanza | La política de uso, las zonas prohibidas para datos, los puntos de revisión de compras y el proceso de registro quedan como documentos formales | Paquete de documentos de política de gobernanza, para que la institución lo firme y emita |
| Mecanismo de libro de registro | Las aplicaciones nuevas se registran antes de entrar en producción; los campos del libro y la responsabilidad de mantenerlo actualizado quedan asignados a puestos concretos | Libro de registro y normas de operación |
| Formación del personal | Una ronda de formación en gobernanza para el personal de gestión y para el personal de primera línea, por separado | Registros y materiales de formación |
Cómo funciona
Inventario inicial
Unas tres o cuatro semanas: entrevistas y revisión de registros en paralelo; salen la lista de casos de uso y el volumen de IA en la sombra
Evaluación y clasificación
La evaluación de riesgos y las recomendaciones de tratamiento se redactan y pasan la revisión interna de la institución
Reglas y libro de registro
Los documentos de política se finalizan para su firma y emisión; el libro de registro entra en operación
Formación y revisión
Dos rondas de formación y cierre; después, revisión trimestral de la lista y la política, con las conclusiones de cada revisión archivadas
Primero se inventaría la IA en uso; después se habla de incorporar más
Cuéntenos primero dónde duele. El alcance y un presupuesto por escrito van antes de empezar; mirar no cuesta nada.
O pregunte primero a Leo, el asistente de abajo a la derecha: aclare las preguntas antes de escribirnos.
Límites
No incluido
- Sin avalar conclusiones de cumplimiento en nombre de la institución: la evaluación sigue los marcos públicos y los criterios de la institución, y los juicios legales concretos los revisa el asesoramiento legal de la institución
- Sin bloqueos de tipo campaña: el tratamiento de la IA en la sombra se basa en orientar y ofrecer alternativas; el propósito de la lista es ver con claridad, no perseguir personas
- La profundidad del inventario está limitada por el grado de colaboración: los departamentos que no colaboren con las entrevistas quedarán señalados en la lista, tal cual, como no cubiertos
Qué necesitamos de usted
- La organización de las entrevistas en cada departamento y una persona coordinadora general
- Permiso de consulta de los registros de compras y suscripciones
- Los documentos vigentes de política de datos y de seguridad de la institución
Cómo trabajamos y cómo cotizamos
Contratación como proyecto de evaluación, con el alcance listado en la propuesta según el número de departamentos y el nivel de la institución, por el canal de contratos institucionales. Primero se hace la fase uno del inventario: con la lista entregada, la institución decide hasta dónde construir la gobernanza. Después puede firmarse una gestión de revisión trimestral, para que la lista no caduque. Las cláusulas de confidencialidad y el anexo de tratamiento de datos se firman junto con el contrato.
Preguntas de esta página
¿Descubrir la IA en la sombra no traerá problemas?
El propósito es ver con claridad y orientar: el volumen se gestiona por separado, primero se ofrecen alternativas conformes y después se habla del cierre. Dejar el problema fuera del papel es el riesgo verdadero.
Cuando la lista esté hecha, ¿quién la actualiza?
El mecanismo de registro queda asignado a puestos concretos y la institución puede operarlo por sí misma; también puede firmarse una gestión de revisión trimestral, y nosotros verificamos y completamos cada trimestre.
¿En qué se diferencia de la gestión de preparación de cumplimiento para empresas?
La versión empresarial gestiona herramientas, políticas y la carpeta de evidencia; la gubernamental añade los criterios de presentación de la lista de casos de uso, la revisión de compras públicas y la dimensión de la información pública, con marcos pensados para los requisitos del sector público.
¿Las conclusiones de la evaluación pueden hacerse públicas?
Publicarlas o no lo decide la institución. El informe se escribe con un estándar apto para publicación, y los detalles sensibles van en un anexo separado, para que la institución decida qué utilizar.
¿La evaluación frenará el uso de la IA por los departamentos de negocio?
No. La evaluación emite primero una lista positiva de herramientas y escenarios utilizables: dentro de la lista, uso directo; fuera de la lista, registro. La gobernanza sirve para que el uso conforme se autorice más rápido, no para detenerlo todo primero.
¿El inventario de IA en la sombra vigilará a las personas empleadas?
No. El inventario solo mira las herramientas y los flujos de datos: qué herramientas se usan y hacia dónde van los datos. No lee contenidos personales ni crea perfiles de comportamiento; el informe se presenta agregado por departamento y solo sirve para cerrar las vías de salida de datos.
¿Cómo empezamos?
Indique desde la página de contacto el nivel de su institución y el número aproximado de departamentos; primero le daremos la propuesta de inventario y el calendario, y con la fase uno de la lista terminada, hablamos de lo que sigue.
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